Bijlesrapport: elke maand één rapport voor de ouders · Bijgewerkt op 9 september 2026

Wat Bijlesrapport doet, stap voor stap

Per leerling richt je het één keer in: vak, klas, welke begeleider, en wie het rapport straks ontvangt. Dat is de intake, en daarna hoef je er niet meer aan te denken.

Direct na de les vul je volgens de site in drie of vier regels in wat er is behandeld, hoe het huiswerk ging en wat de afspraak voor de volgende keer is. Geen essay, geen leeg veld waar iedereen zijn eigen stijl in kwijt kan. Dat is meteen het hele idee: de coördinatie zit in het sjabloon, niet in het geheugen van de begeleider.

Aan het eind van de maand zet de software die losse regels om in een concept: de gevolgde sessies, de behandelde stof, de gemaakte afspraken, de laatste cijfers als ouders die hebben doorgegeven, en het commentaar van de begeleider. Onderaan staat de planning voor de volgende maand. Jij leest na, scherpt een uitleg aan en verstuurt met je eigen logo, kleur en afzendadres. Een gedateerde kopie blijft bewaard, wat vooral prettig is op de dag dat iemand vraagt wat er in maart precies is afgesproken.

Neemt een collega een leerling over, dan leest die volgens de site de laatste sessies, de doelen en de gemaakte afspraken gewoon terug. De overdracht zit in het dossier in plaats van in een appje dat niemand meer kan vinden.

Wat het uitdrukkelijk niet is

De site somt zelf op wat het product niet is. Bijlesrapport is geen boekhoudpakket, geen betaalsysteem en geen leerlingvolgsysteem zoals een school dat kent. Het beoordeelt ook zelf geen leerlingen: het oordeel schrijft de begeleider, de software zet het alleen netjes op een rij.

Facturatie zit er bewust niet in. Je exporteert de uren per leerling en verwerkt die in je eigen systeem, dus voor je financiën blijf je gewoon je vertrouwde pakket gebruiken. Dat is een keuze, geen ontbrekende functie, en de site zegt dat ook zo.

Verder noemt de maker de dienst zelf jong en klein, en staat er bij het voorbeeldrapport dat het bedoeld is om de werkwijze te verduidelijken en geen weergave is van een bestaande klant. Het voorbeeld draagt dus zijn eigen bijsluiter.

Gegevens van minderjarigen: wat de tool doet en wat jouw werk blijft

Je werkt met gegevens van kinderen, en de site benoemt dat zelf als het zwaarste punt van het hele product. Wat het gereedschap doet: alleen vastleggen wat voor het rapport nodig is (naam, klas, vak, sessies, notities), waarschuwen wanneer er bijzondere persoonsgegevens in een notitie dreigen te belanden zoals artikel 9 van de AVG die omschrijft, en helpen bij het bijhouden van het verwerkingsregister uit artikel 30. Verder noemt de site een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28, servers binnen de Europese Unie, melding van een datalek binnen 72 uur, en dat je gegevens niet worden doorverkocht.

Belangrijke nuance, want die ontbreekt bij veel software: een tool legt vast, bewaakt en herinnert, maar neemt je verantwoordelijkheid niet over. Geen enkel pakket maakt je vanzelf compliant. Wat jij in een notitie typt over een kind, wat je met ouders afspreekt en hoe je met een verzoek om inzage omgaat, blijft jouw werk. Bijlesrapport belooft ook nergens iets anders.

Stoppen kan volgens de site maandelijks, en je haalt je rapporten en notities er op elk moment uit als pdf en als databestand. Na opzegging blijft die export beschikbaar tot je om verwijdering vraagt. De site wijst er daarbij op dat voor je administratie een bewaartermijn van zeven jaar geldt, wat een nette manier is om te zeggen: verwijder niet alles in een opwelling.

Tarieven en welk pakket bij welke praktijk hoort

De tarieven staan openbaar op de site, per maand en exclusief btw. De pagina vermeldt daarbij dat in Nederland voor deze dienst het algemene tarief van 21 procent geldt, en dat je maandelijks kunt opzeggen.

Tutor kost 24 euro per maand en is bedoeld voor één begeleider: sessienotities en maandrapporten, eigen logo en afzendadres, urenoverzicht en export, ondersteuning per e-mail. Dit is het pakket voor de zelfstandige bijlesdocent met een eigen lijstje leerlingen.

Bureau kost 49 euro per maand en voegt het teamwerk toe: meerdere tutoren met een eigen inlog, overdracht tussen begeleiders, rapporten nakijken voor verzending, doelen per leerling en hulp bij het verwerkingsregister. Vestiging kost 89 euro per maand en is bedoeld voor meerdere locaties naast elkaar, met rollen en rechten per medewerker, een overzicht per vestiging, begeleide inrichting bij de start en ondersteuning met voorrang.

Ben je geïnteresseerd, dan vraag je een demo aan. De site belooft binnen twee werkdagen een persoonlijk antwoord op het opgegeven adres, van de maker zelf en niet van een automatisch bericht. Of dat klopt, merk je vanzelf op werkdag twee.