Machineritten, ritregistratie voor loonwerkers die klaar zijn met bonnetjes overtypen · Bijgewerkt op 9 september 2026

Wat er per rit in de app terechtkomt

Machineritten werkt per rit, niet per dag en niet per week. In één rit zitten volgens de site: de machine, de chauffeur, de klant, het perceel, begintijd en eindtijd, de tellerstand en de uitgevoerde werksoort. Daaronder passen de eenheden waarop je afrekent: uren, hectares, tonnen of kubieke meters, ingevuld op het moment dat ze bekend zijn en niet drie dagen later uit het hoofd.

Twee details vallen op, en allebei gaan ze over hoe het er op het erf aan toegaat. Machine-uren en manuren staan los van elkaar, want de machine draait zelden precies even lang als de man die hem bedient. En percelen krijgen de naam die de boer zelf gebruikt, zodat "achter de dijk" niet in vier spellingen door je administratie zwerft.

Meerwerk is een aparte regel met een korte omschrijving en desgewenst een foto. Dat is minder een technisch hoogstandje dan een sociaal instrument: een foto van die extra ronde is een stuk makkelijker uit te leggen dan een bedrag dat pas op de factuur opduikt.

En de app werkt offline. Ritten worden lokaal bewaard en gaan mee zodra er weer bereik is, wat handig is omdat percelen zich zelden naast een zendmast bevinden.

Van de cabine naar de goedkeuring op kantoor

De site beschrijft vier stappen, en die zijn aangenaam saai. De chauffeur kiest klant, perceel en werksoort en start de rit, tellerstand erbij. Tijdens het werk komen de hectares, tonnen of kuubs erin, plus het eventuele meerwerk. Aan het eind: eindtijd, eindstand, opmerking, klaar.

Stap vier gebeurt binnen. Kantoor ziet de ritten al gesorteerd per klant en krijgt de afwijkingen aangewezen: een ontbrekende tellerstand, een rit die verdacht lang duurde, meerwerk zonder omschrijving. Goedkeuren is dus geen stempelwerk maar het moment waarop de rare gevallen bovenkomen, terwijl de chauffeur nog weet wat er die dag gebeurde.

Daarna gaat het goedgekeurde werk als bestand naar je boekhoud- of factuurpakket, per klant, per periode of per perceel, met de btw-tarieven erbij. Het overtypen verdwijnt. De coördinatie tussen kantoor en cabine niet: iemand moet nog altijd naar die afwijkingen kijken.

Tarieven, en wat Machineritten volgens zichzelf niet is

De prijzen staan gewoon op de site, per maand en exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Rit kost 24 euro en mikt op bedrijven met één of twee machines: ritten vastleggen met perceel en werksoort, machine-uren en manuren gescheiden, meerwerk erbij, export naar de boekhouding. Machinepark kost 49 euro en voegt daar meerdere chauffeurs aan toe, plus machinekaarten met tellerstanden, foto's bij meerwerk, de goedkeuring met de uitzonderingen eruit gelicht, en tarieven per klant en per eenheid. Vloot kost 89 euro en gaat over meerdere ploegen en locaties, rapportage per machine en per chauffeur, kostenanalyse per klus aan het eind van het seizoen en hulp bij het inrichten.

Even belangrijk is wat de site zelf onomwonden opschrijft: het is geen boekhoudpakket en geen loonadministratie, het verstuurt zelf geen facturen naar je klanten, het doet geen aangifte en het vervangt je accountant niet. Dat is een verfrissend korte lijst voor een softwarepagina, en het maakt meteen duidelijk waar het gereedschap ophoudt.

Aanmelden loopt via een demoformulier. Volgens de site komt dat rechtstreeks bij de maker terecht, zonder callcenter ertussen, met een voorstel binnen twee werkdagen en desnoods een afspraak in de avond tijdens het oogstseizoen. Of dat houdbaar blijft wanneer er honderd loonwerkers tegelijk aankloppen, staat er niet bij, en deze pagina gaat dat niet voor je verzinnen.

Bewaren, AVG en de grens van wat software voor je kan doen

Over data is de site concreet. De servers staan binnen de Europese Unie, er is een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG, en er wordt alleen verwerkt wat nodig is voor ritten en facturatie, zonder doorverkoop. Ritten en bonnen blijven zeven jaar in het digitale archief, en tien jaar waar het om onroerende zaken gaat.

Hier zit de nuance waar softwarepagina's meestal overheen walsen. Een bewaartermijn netjes ondersteunen is iets anders dan garanderen dat jouw administratie klopt. Machineritten legt vast, bewaart, signaleert en ordent. Of je aan je administratieve en fiscale verplichtingen voldoet, hangt af van wat je invult, wat je goedkeurt en wat je met je boekhouder afspreekt. Die verantwoordelijkheid verhuist niet naar een app, en de site doet ook niet alsof.

Praktisch betekent dat: reken op een paar weken gewenning in de cabine. Chauffeurs die vergeten een rit te starten, percelen die nog een keer hernoemd moeten worden, tarieven per eenheid die pas na de eerste factuurronde echt kloppen. Dat is geen kritiek op de software, dat is hoe registratie nu eenmaal werkt, ook op papier.