Wachttijdbeheer: aanmeldingen, wachtlijst en verwijzers op één plek · Bijgewerkt op 9 september 2026

Wat er met een aanmelding gebeurt

Aanmeldingen komen binnen op drie manieren: via een formulier dat je op je praktijkwebsite zet, via e-mail en handmatig ingevoerd voor alles wat toch telefonisch binnenkomt. Elke aanmelding krijgt een status en een tijdstempel. Dat is de hele truc, en tegelijk het punt: de volgorde hangt niet meer af van wie het vaakst mailt of wie het langst in je hoofd blijft hangen.

Daarna doet het systeem het werk dat niemand leuk vindt. Een bevestiging bij binnenkomst, een tussenbericht als het langer duurt, een bericht als je de aanmelding sluit. Er zit een functie in voor een belronde en één voor het opschonen van aanmeldingen die niet meer actueel zijn, bijvoorbeeld mensen die inmiddels elders terechtkunnen. En er is een export voor verantwoording, zodat je op de avond voor een overleg niet alsnog in je mailbox zit te graven.

Twee wachttijden in plaats van één cijfer

Wachttijdbeheer meet de aanmeldwachttijd (tot de intake) en de behandelwachttijd (tot de behandeling echt begint) apart. Dat klinkt als een administratief detail en dat is het niet. Voeg je die twee samen tot één getal op je website, dan verdwijnt precies het verschil waar iemand die wacht iets aan heeft: een intake die snel gepland staat, gevolgd door maanden wachten op de behandeling zelf, is iets heel anders dan wat dat ene getal suggereert.

Je kunt per behandelaar een aparte wachtrij bijhouden. Het Praktijk-pakket gaat tot vijf wachtrijen, Groep is onbeperkt en werkt over meerdere locaties. Handig als de ene collega maanden vooruit zit en de andere over twee weken ruimte heeft, en niemand dat weet omdat het in twee losse agenda's staat.

De makers zeggen er zelf het eerlijke bij: de software maakt de wachttijd niet korter. Hij splitst hem alleen op in twee cijfers, en hij vergeet niet dat je iemand nog een bericht schuldig bent.

Verwijzers zien hetzelfde als de praktijk

Verwijzers krijgen dezelfde status te zien als de praktijk zelf. Dat scheelt de coördinatie die nu vaak bestaat uit een huisartsassistente die belt om te vragen of die mevrouw van april nog op de lijst staat, en een behandelaar die dat moet opzoeken in een bestand dat op een andere laptop staat.

De automatische berichten volgen een schema dat je zelf instelt, dus je kiest hoe vaak mensen iets horen en waarover. Ook een aanmeldstop hoort daarbij: als je dicht moet, kun je dat mét uitleg communiceren in plaats van via een formulier dat stilletjes niets meer doet. Niemand wordt daar blij van, maar mensen blijven wel geïnformeerd, en dat is waar dit pakket op mikt.

Wat het kost en wat het uitdrukkelijk niet doet

De tarieven staan gewoon openbaar op de site: Solo voor 19 euro per maand voor één behandelaar, Praktijk voor 39 euro per maand voor meerdere behandelaars met maximaal vijf wachtrijen, en Groep voor 79 euro per maand met onbeperkte wachtrijen en meerdere locaties. Alle bedragen zijn exclusief 21 procent btw en maandelijks opzegbaar. Op een vraag reageren ze naar eigen zeggen binnen twee werkdagen, vrijblijvend.

De site is minstens zo duidelijk over wat er niet in zit: geen dossiervoering, dat blijft in je EPD, geen declaraties, geen diagnostiek en geen doorverkoop van gegevens. In een sector waarin software graag belooft dat ze ook je financiën, je agenda en je nachtrust regelt, is zo'n lijstje van wat er níét in zit opvallend expliciet.

Over privacy noemt de site opslag binnen de EU, de AVG, de bijzondere status van gezondheidsgegevens onder artikel 9, een verwerkersovereenkomst en de meldtermijn van 72 uur bij een datalek. Lees dat als wat het gereedschap ondersteunt, niet als een garantie. Welke gegevens je vastlegt, hoe lang je ze bewaart en wat je aan wie communiceert blijft de verantwoordelijkheid van de praktijk. Software kan dat ordenen en bewaken, niet overnemen.