Bestuursdossier, het geheugen dat je bestuur niet heeft · Bijgewerkt op 9 september 2026

Wat er in het dossier komt te staan

De kern is een archief dat een bestuurswissel overleeft. In de statutenkluis staan de statuten en het huishoudelijk reglement, met versies die je naast elkaar kunt leggen, zodat je ziet wat er bij de laatste wijziging werkelijk veranderd is en niet alleen dat er iets veranderd is.

Daarnaast is er een bestuurstafel waarin per bestuurslid staat welke rol iemand heeft en tot wanneer de termijn loopt, een besluitenlijst waarin je terugvindt welk besluit wanneer is genomen, wie meestemde en wie zich onthield wegens tegenstrijdig belang, en een documentenarchief met de stukken die bij die besluiten horen.

Het sluitstuk is het overdrachtspakket: een bundel voor het volgende bestuur, zodat de opvolgers beginnen met een dossier in plaats van met een zoektocht door privémailboxen.

De inrichting, in vier zittingen

De site beschrijft de inrichting als vier zittingen. Eerst leg je de basisgegevens van de organisatie vast, daarna de bestuursleden met hun rollen en termijnen, vervolgens vul je na elke vergadering de besluiten en de bijbehorende stukken aan, en ten slotte genereer je bij een wissel het overdrachtspakket voor de nieuwe ploeg.

De opzet is dus dat het dossier meegroeit met de vergadercyclus. Dat is minder heldhaftig dan één grote opruimactie in de zomer, maar het is precies het verschil tussen bijhouden en achteraf reconstrueren. De doelgroep loopt volgens de site van kleine vrijwilligersbesturen tot koepels en federaties die meerdere verenigingen of stichtingen naast elkaar beheren.

WBTR, AVG en bewaartermijnen: wat het gereedschap doet, en wat het niet doet

De site legt uit dat de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen sinds 1 juli 2021 geldt en onder meer tegenstrijdig belang, aansprakelijkheid van bestuurders en belet en ontstentenis regelt. Bestuursdossier vertaalt dat naar aandachtspunten per onderwerp en naar een besluitenregister waarin zichtbaar blijft wie waarover meestemde. Er is een verwerkingsregister volgens artikel 30 van de AVG, er zijn bewaartermijnen met herinneringen, en er is een jaarlijkse agenda met momenten als de ledenvergadering en de decharge.

En dan de afbakening, die de makers zelf opschrijven: het is naar eigen zeggen geen boekhoudpakket, geen ledenadministratie en geen juridisch advies. Ze schrijven je statuten niet en bepalen niet of een besluit rechtsgeldig is. Het gereedschap legt vast, ordent, bewaakt termijnen en herinnert je eraan. Of je bestuur vervolgens de juiste dingen besluit en op tijd doet, blijft mensenwerk, en dat is precies de eerlijke versie van dit soort software.

De site vermeldt daarnaast dat inschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel verplicht is en dat het UBO-register door de KvK wordt bijgehouden, en sinds het arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 22 november 2022 niet meer openbaar toegankelijk is voor het algemene publiek.

Drie pakketten, in euro's, per maand opzegbaar

De tarieven staan open en bloot op de site, exclusief btw en per maand. Zegel kost 18 euro per maand en bevat de statutenkluis met huishoudelijk reglement, de bestuurstafel met termijnen, de besluitenlijst met documentenarchief en het overdrachtspakket bij een wissel.

Bestuurskamer kost 38 euro per maand en voegt daar rollen voor bestuur, kascommissie en overige commissies aan toe, plus het verwerkingsregister artikel 30 AVG, de bewaartermijnen met herinneringen, de jaaragenda met ledenvergadering en decharge, en de WBTR aandachtspunten per onderwerp.

Koepel kost 78 euro per maand en is bedoeld voor organisaties die meerdere verenigingen of stichtingen naast elkaar beheren, met een overzicht per organisatie, gedeelde sjablonen voor de aangesloten besturen en begeleiding bij de eerste inrichting.

Alle pakketten zijn per maand opzegbaar en je kunt je gegevens volledig exporteren, wat bij een archiefproduct geen luxe maar een basisvoorwaarde is. De gegevens staan volgens de site op servers binnen de Europese Unie, waarbij de AVG leidend is. Een gratis proefperiode staat er niet bij vermeld; wel kun je een rondleiding aanvragen.