Gagenheft, die Akte für jede Gage, bevor das Geld raus ist · Aktualisiert am 8. September 2026

Was Gagenheft konkret erledigt

Die Website nennt acht Funktionen: Auftrittsakte, Leistungsabfrage, KSA-Kennzeichnung, Auslandsprüfung, Belegablage, Zahlungsübersicht, Meldeübersicht und Steuerberaterexport. Der unspektakuläre Kern davon ist die Leistungsabfrage. Sie beantworten Fragen zur erbrachten Leistung, und daraus ergibt sich nachvollziehbar, ob ein Entgelt für die Künstlersozialabgabe gekennzeichnet wird. Die Software trifft die Einordnung also nicht per Bauchgefühl, sondern legt offen, worauf sie beruht.

Die Auslandsprüfung fragt die Angaben ab, die für den Steuerabzug nach § 50a EStG relevant sind. Der Sinn dahinter ist zeitlicher Natur: Ein Auslandsfall, der erst nach der Überweisung auffällt, ist deutlich teurer als einer, der beim Anlegen des Auftritts auffällt. Technikrechnungen laufen laut FAQ als eigener Vorgangstyp mit, damit die Tonanlage nicht versehentlich im selben Topf landet wie das Honorar der Band.

Am Jahresende zieht die Meldeübersicht die Summen zusammen, die Sie für die KSK-Jahresmeldung brauchen. Der Steuerberaterexport gibt die Unterlagen in einer Form heraus, mit der eine Kanzlei arbeiten kann, ohne den Rest erst per E-Mail nachfordern zu müssen.

Für wen das gebaut ist

Die Zielgruppe steht deutlich auf der Seite: kleine Veranstalter, Clubs, Kulturzentren und Kulturvereine. Also Häuser, in denen dieselbe Person das Booking macht, den Getränkeeinkauf verantwortet und im März plötzlich Meldepflichten hat, für die es anderswo eine ganze Abteilung gibt. Gagenheft nennt in der FAQ ausdrücklich Vereine ohne Buchhaltungsabteilung als Fall, für den die Software gedacht ist.

Die rechtlichen Bezugspunkte, auf die sich die Seite stützt, sind ebenfalls benannt: § 24 Abs. 2 KSVG, § 27 Abs. 1 und 1a KSVG sowie § 50a EStG. Für die KSK-Jahresmeldung nennt die FAQ nachvollziehbare Aufzeichnungen und die Summe bis zum 31. März. Wer diese Fristen kennt, weiß auch, wie unangenehm die Woche davor wird, wenn die Belege erst dann sortiert werden.

Was Gagenheft kostet

Die Preise stehen offen auf der Website und gelten für die Pilotphase. Start kostet 19 Euro pro Monat und deckt bis zu 30 Auftritte im Jahr ab, mit Auftrittsakten, Belegablage, KSA-Kennzeichnung, Meldeübersicht und E-Mail-Support.

Veranstalter kostet 29 Euro pro Monat für bis zu 150 Auftritte im Jahr und ergänzt die Auslandsprüfung nach § 50a, die Zahlungsübersicht, die Steuerberater-Unterlagen und Early Access. Großes Haus kostet 59 Euro pro Monat für mehr als 150 Auftritte im Jahr und bringt zusätzlich mehrere Arbeitsbereiche, erweiterte Exportvorbereitung, eine begleitete Einführung und priorisierte Rückmeldung.

Alle Preise verstehen sich pro Veranstalter und Monat, zuzüglich Umsatzsteuer, monatlich kündbar. Rechnen Sie selbst nach, ob das günstiger ist als die Stunden, die Ihr Team im März sonst mit dem Zusammensuchen von Belegen verbringt.

Wo die Grenzen liegen

Gagenheft ist explizit kein Ersatz für Steuerberatung, und das steht so auch in der FAQ des Anbieters. Die Software sammelt Angaben und Unterlagen zur fachlichen Vorbereitung, die Bewertung bleibt bei Menschen mit entsprechender Zulassung. Bei ausländischen Künstlern fragt Gagenheft die relevanten Angaben ab, die konkrete Berechnung soll mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

Auch die KSK-Meldung selbst bleibt Aufgabe des Veranstalters. Gagenheft bereitet sie vor, abschicken müssen Sie sie. Und nicht jede Gage fällt automatisch unter die Künstlersozialabgabe: Die Einordnung hängt von Auftraggeber, Leistung und Umständen ab, was die Seite ebenfalls offen sagt, statt eine Pauschalantwort zu verkaufen.

Wichtig für die Planung: Das Produkt befindet sich in der Pilotphase, früher Zugang wird an interessierte Veranstalter vergeben. Es gibt also keinen Knopf, den Sie spätabends drücken und danach sofort loslegen. Kontakt läuft über ein Formular auf der Website (Name, E-Mail, Organisation, Telefon, Anliegen, Nachricht), wobei die Seite ausdrücklich darum bittet, keine sensiblen Vertrags- oder Bankdaten darüber zu schicken. Herausgeber ist die MLJ SASU in Paris.