Übergabeheft: das Protokoll, das die Kaution später erklärt · Aktualisiert am 8. September 2026

Was Übergabeheft in der Wohnung festhält

Der Dienst führt Sie durch die Wohnung, statt Ihnen ein leeres Blatt hinzulegen. Die Dokumentation läuft raumweise ab, jeder Mangel bekommt seine Beschreibung, und die Fotos werden direkt dem passenden Mangel zugeordnet. Das ist der wesentliche Unterschied zur üblichen Methode: ein Stapel Bilder in der Handygalerie, in zufälliger Reihenfolge, ohne Beschriftung, und Monate später weiß niemand mehr, welcher Kratzer zu welchem Fensterrahmen gehörte.

Dazu kommen die Angaben, die im Termin selbst gern untergehen und sich hinterher nicht mehr rekonstruieren lassen: Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und weitere Zähler, die Zählung und Zuordnung der Schlüssel, die Unterschrift beider Parteien direkt im Vorgang. Aus all dem erzeugt Übergabeheft automatisch ein PDF-Protokoll, das Sie archivieren und weitergeben können.

Wer regelmäßig Mieterwechsel hat, findet außerdem eine Verwaltung wiederkehrender Termine. Der Anbieter nennt als Zielgruppe ausdrücklich Einzelvermieter mit gelegentlichen Übergaben, kleinere Verwaltungen mit laufenden Wechseln und Wohnungsgenossenschaften, also Menschen, die ihre Übergaben selbst durchführen und nicht an einen Dienstleister abgeben.

Warum ein ausgedrucktes Formular beim Kautionsstreit selten reicht

Die Startseite stellt die unangenehme Frage direkt: Was können Sie beim Kautionsstreit eigentlich nachweisen? Und sie beantwortet sie mit dem Satz, dass ein Formular nicht vor Lücken schützt. Das ist ehrlicher, als es klingt. Ein Vordruck fragt nur ab, woran der Verfasser des Vordrucks gedacht hat. Alles andere fehlt, und zwar genau dann, wenn es zählt.

Um welche Summen es geht, steht ebenfalls auf der Seite: Die Mietkaution darf höchstens das Dreifache der monatlichen Miete ohne Betriebskosten betragen (§ 551 BGB). Damit hängen bis zu drei Monatsmieten an der Frage, ob der Fleck im Parkett am Einzugstag schon da war. Ein datiertes Protokoll mit zugeordneten Fotos und zwei Unterschriften ist genau das Dokument, das in dieser Lage zählt.

Übergabeheft macht die Übergabe deshalb zu einem durchgehenden Vorgang statt zu einem Blatt Papier: gemeinsame Prüfung vor Ort, Vervollständigung der Angaben im Anschluss, dann Unterzeichnung und Archivierung. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht, und der Anbieter behauptet das auch nicht. Es sorgt schlicht dafür, dass Sie im Zweifel etwas vorzeigen können.

Wohnungsgeberbestätigung: die Frist, die regelmäßig untergeht

Beim Einzug hängt an der Übergabe eine Pflicht, die viele private Vermieterinnen und Vermieter erst kennenlernen, wenn sich die neue Mieterin beim Bürgeramt beschwert. Die Wohnungsgeberbestätigung ist Sache des Wohnungsgebers (§ 19 BMG), und ohne sie kommt die Anmeldung nicht zustande. Die Anmeldung selbst muss innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug erfolgen (§ 17 Absatz 1 BMG).

Übergabeheft bereitet diese Bestätigung im selben Ablauf vor, in dem Sie ohnehin schon stehen. Das ist keine spektakuläre Funktion, aber es ist genau die Sorte Kleinkram, die sonst mehrere Telefonate, eine verlegte Adresse und eine leicht genervte E-Mail am Sonntagabend kostet.

Preise ohne Rätselraten

Der Anbieter nennt drei Zugänge offen auf der Startseite. Ein Einzelprotokoll kostet 2,90 Euro je Protokoll, ohne Abonnement, gedacht für die klassische Situation: eine Wohnung, ein Wechsel, alle paar Jahre. Wer laufend übergibt, zahlt 7 Euro pro Monat, in der Pilotphase monatlich kündbar. Für mehrere Bearbeitende gibt es den Verwaltungszugang zu 19 Euro pro Monat. Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern diese anfällt.

Die Rechnung müssen Sie selbst machen, aber sie ist übersichtlich. Ein einziger ungeklärter Punkt in der Kautionsabrechnung geht schnell weit über den Preis eines Protokolls hinaus, ganz zu schweigen von der Zeit, die Sie in E-Mails mit dem Betreff „Rückfrage Kaution“ verbringen.

Technisch handelt es sich um einen Webdienst, nicht um eine native App im Store. Sie arbeiten also im Browser, in der Wohnung wie am Schreibtisch, und nehmen das fertige PDF danach mit.